Det är tur att Mirosoft Office finns. Utan ett kraftfullt Officepaket hade man stått sig slätt. Det finns några saker jag tycker är extra fiffiga och som jag tycker besparar en hel del arbete.

Använd inbäddade länkar:
En av de mest meningslösa och tidsödande saker som finns är att kopiera in diagram i Powerpoint (eller Word). Inte bara skall grejjerna klistras in, de skall också jämkas samman med övrigt innehåll, och se snyggt ut i Powerpoint eller Word. Siffror som blir ihopplattade eller avlånga är sällan roliga att läsa.

Så vad göra? Jag brukar använda länkar när jag kopierar in saker i Powerpoint. I stället för att trycka CTRL-V för att klistra in väljer jag menyn ”Redigera” och ”Klistra in special…” istället. I dialogrutan kan man på vänsterkanten välja att ”klistra in som länk” istället för att bara ”klistra in ett objekt” rakt av.

Det som händer är att om jag ändrar något i Excelarket som länken pekar på så slår ändringen igenom även i Powerpoint. Vips så kan jag väldigt enkelt uppdatera en mall istället för att behöva göra om allt från början om och om igen. En jättebra funktion vid månadsrapporter tex. Och det bästa av allt är att jag kan lägga mer tid på att analysera data än att producera statistik.

Använd editeringsverktygen som finns i Excel:
I Excel kan man lägga till knappar i verktygsraden för en del fiffiga saker. Att anpassa verktygsraderna är lätt, bara högerklicka på den rad du vill lägga till grejjer på och välj Customize längst ner. Då kommer alla tillgängliga knappar upp och i Forms-kategorin så finns tex ”Toggle grid”. Denna knapp växlar om rutnätet skall visas eller inte. Kan vara trevligt att skapa lite snyggare tabeller utan att behöva se rutnätet.

En annan bra knapp är Snap to grid/object (2 olika) som finns under Drawing-kategorin. Att skapa flera diagram som är lika stora är nu busenkelt, bara slå på knappen Snap to grid så fäster kanterna på diagrammen mot rutnätet.

Även funktionsknapp F4 är fiffig och används flitigt. I ett formelfält så cyklar den genom hur referensangivelserna beteer sig. Ställ dig på en referens, exempelvis: ”=a1″. Tryck F4 och det blir ”=$a$1″ vilket alltså låser referensen när cellen kopieras. Tryck en gång till och det blir: ”=a$1″, en gång till: ”=$a1″ och ytterligare en gång för att komma tillbaka till ursprungsläget. Skall man till exempel göra kolumner med andelar av en total så är detta väldigt behändigt.

Jaha, det var tre snabba tips. Har du några andra tips att dela med dig av? Lämna gärna en kommentar.

Anmäl