De flesta som arbetat i miljöer med flera pågående projekt har märkt att det inte är så lätt att få projektstyrningen att fungera och att när man börjar strukturera arbetet sväller det snabbt och blir oöver¬blickbart. Går det att lita på den information som finns tillgänglig? Vilka beroenden och risker är viktiga och hur sker prioriteringen?
För effektiv projektstyrning krävs det att rätt beslut tas av rätt personer på rätt beslutsnivå med hjälp av rätt information.

Ett sätt att förbättra, förtydliga ansvar och att skapa en helhet är att införa Projekt¬portfölj¬hantering, PPM (Project Portfolio Management).
När beslut om att starta ett projekt skall tas, vem tar beslutet? Vilken information finns till hands? Alla projekt kan ses som investeringar. Vi väljer att investera pengar och resurser för att nå ett eller flera specifika mål. Varje mål bör kunna härledas till verksamhetens affärsplan annars är det tvek¬samt om projektet verkligen är linje med vår strategi. Prioriteras rätt projekt, kan de bli verk¬samhetens viktigaste medel för att nå de strategiska målen.

De flesta organisationer kräver ett Business Case för att starta nya projekt men väldigt få har med mätbara mål som går att knyta till affärsplanen. Uppföljning av projektresultat är ofta begränsat. En stor andel av alla projekt har som mål att skapa indirekta värden över en längre tid. Ofta saknas strategi för att ta hem effektvinsten eller att mäta den. I praktiken ger inte projekten den effekt som förväntats.

Det är ofta svårt att få en överblick över risker. Ett sätt är att uttrycka risker i osäkerhetsintervall för faktorer som direkt påverkar projekt¬resultaten och genomförandet. De faktorer som oftast har störst inverkan på kostnaden för att nå resultatet är tid, investeringar och resursbehov. Med effektiva verktyg kan man snabbt få överblick över dessa nyckelfaktorer. Flera organisationer definierar KPI för dem som följs upp regelbundet på alla nivåer.

Vid planering uppger nästan alla organisationer att det är beroende av till nyckelpersoner som är svårast att hantera. Det totala resurs-behovet går oftast att tillfredställa medan ett fåtal nyckelpersoner lätt får en preliminär beläggning på flera hundra procent. Kriget om resurserna startar… Resursplanering och resursallokering med tydlig överblick och tidig eskalering för prioritering är ett viktigt område PPM kan underlätta.

När väl projektet överlämnat sitt resultat försvinner ofta fokus. Detta är naturligt då ingen synlig kostnad längre finns men katastrofalt när det gäller att säkerställa att effektvinsterna tas hem. Det finns en mycket stor förbättringspotential i att aktivt arbeta med att följa upp resultat även efter projektens avslutande.

Snabba kast i konjunktur och bland konkurrenter gör att taktiken för att nå satta affärsmål oftare behöver revideras. Därför krävs det att projektportföljen ständigt utvärderas. Trenden är att projekttiderna blir kortare och att ledningen oftare visar modet att avbryta på¬gående projekt som inte längre utgör den mest effektiva investeringen i ett större sammanhang.

Modern projektmetodik som PROPS, PEJL och PPS har tydligt stöd för beslutspunkter och avlämning. Det är idealiskt att knyta dessa till projektportföljens beslutsprocesser. Potentialen är stor för att effektivisera hanteringen av projektstyrningen men också för att maxi¬mera effekterna från de sammanlagda projektresultaten. För att nå framgång krävs det både enga¬gemang och erfarenhet men då är också de potentiella vinsterna desto större. Det finns flera verktyg på marknaden som underlättar främst planering och uppföljning men det är viktigt att komma ihåg att det viktigaste verktyget är den egna organisationen och dess kunskap.  Det gäller ”bara” att samordna rätt för att få ut effekten.

Sammantaget kan man säga att med effektiv PPM, Project Portfolio Management, finns det stora vinster och besparingar som vi inte har råd att ignorera.